オフィスサーベイ　Q and A 　基本的な概念

オフィスサーベイの基本的な概念や事柄を質問と回答の形式で、優しく解説します。なお、詳しく知りたい方は、マニュアルをご参照ください。

そもそも、オフィスサーベイとはなんですか？

オフィスを仕事のしやすいオフィスに改善し、社員の能力をフルに発揮できるようにしよう、と考えた時、では、 当社にとって仕事のしやすいオフィスというのはどういうオフィスだろう、という問題に突き当たります。 オフィスで行われている仕事の内容・ありさま・時代・企業風土・経営の目指す方向によっても、それは変わってきます。 この問題を考えるための材料を収集し、 実現可能な具体案の形成に必要な情報を提供するのが、オフィスサーベイです。

アクティビティ調査とはなんですか？

社員の方々が、仕事中、どこで、何を、どのくらいの時間割合で行っているか、を把握する調査です。 オフィスの中で、社員の方々が行っていることの成果の程度がオフィスの生産性ですから、 まず、何をしているのか、把握することは、生産性を高めることの、基礎の基礎、といえますね。

アクティビティ調査結果をどのように生かしていきますか？

調査の結果、どこで、何を、どのくらいの時間割合で行っているか（アクティビティ）、の、現在の実態がわかります。 これを基に、実現すべきオフィスを考えていく際、アクティビティに合わせたオフィスを実現する方向と、 アクティビティそのものを変えていくことを意図するオフィスを実現する方向と二つの両極端の考え方があります。 現実の選択は、課題ごとに、両極端の中間の選択をしていくことになりますが、 そこに、プランナーのポリシー・時代の変化・経営的選択が入っていきます。

満足度/要望調査とはなんですか？

現在の社員の方々が、現在のオフィスについてどの程度満足しておられるか、をオフィスの項目ごとにお聞きします。 その時、その項目自体の重要度もご回答いただきます。現状不満足で、かつ重要度が高いと多くの社員の方が思っておられる項目は、 優先度高く改善する必要がありますし、現状不満足でも、さほど重要ではない、という項目は、後回しにすることもできますね。 このように、この調査は、社員の方々が、現状のオフィスのどこを改善すべきだ、と思っておられるかを把握し、かつ、 その優先順位を決めるための有力な情報を取得できます。加えて、項目ごとに、社員の方々のご意見・ご要望をご回答いただきます。 これは、改善のヒントとなる貴重な意見です。 通常、全社員の意見を直接聞く、ということは、ヒアリングでは不可能ですね。

近接要望調査とはなんですか？

社員の方々が日々仕事をする中で、近くにあったほうがいい他部門や機能ゾーンを近接要望としてご回答いただくことで、 部門や機能ゾーンの建物内配置に関する情報を取得します。現代のオフィスワークは、専門分化すると同時に、 それらのご専門の方々の知恵を如何に結合して個々の案件に当たれるか、ということが、マーケットでの勝敗を分けます。 この問題については、情報システムによる情報共有・情報公開と活用など、ICT技術によるアプローチも大切ですが、 部門間でのコラボレーションがしやすいよう部門を配置することも大切なポイントです。加えて、 建物内の各種機能ゾーン（ミーティングスペース・会議室・接客スペース・コピー機などのユーティリティスペース・ 共用収納スペース・コンピュータールーム・役員室・受け付け・ショウルーム、・・・・などなど）との近接要望も取得して、 それらのゾーンの配置計画に使用します。（ゾーンの場合、分散配置も可能です。たとえば、ミーティングスペースへの近接要望が多くの部門で高く、 アクティビティ調査や満足度調査でも裏付けられるとき、ミーティングゾーンは、 ビル各階フロアに分散配置し、どの部門からも利用しやすいように配慮することができます。）

調査結果の分析はどのようにしてやりますか？

オフィスサーベイ統計分析システムを使用してやります。これに、三つの調査の結果を分析するための統計類が多数用意されています。 これらは、調査を行っている最中からリアルタイムに参照でき、調査締め切りと同時に、その結果を参照することができます。 また、統計を分析したり参照する人は、一人とは限りませんし、１社とも限りません。オフィス改善プロジェクトの全メンバーが オフィスサーベイ統計分析システムを使用することで、 共通の統計にアクセスし、情報を共有できます。コンセンサスづくりの基盤にもなりますね。

コントラクトとはなんですか？

特定の調査分析対象の団体を他と区別する概念です。コントラクトIDをキーとして、その団体の調査環境・データをシステム上保管します。 たとえば　○○○○会社本社オフィス　を調査分析対象にするとき、「○○○○会社本社オフィス」　が、一つのコントラクトになり、 IDをつけて、調査の環境情報・データを保管します。コントラクトはまた、セキュリティ管理の単位でもあります。 コントラクトIDとパスワードによりデータのセキュリティが守られます。

セッションとはなんですか？

一回の調査の実施をセッションと呼びます。一つのコントラクトで、何回も調査を実施することがあります。 たとえば、オフィス移転の前と後に実施する、とか、１年ごとに実施する、とか。このように一つのコントラクトの中で 複数回実施されるセッションはコントラクトにより、関連付けて管理されます。

オフィスサーベイ基本契約とコントラクトは１対１の関係ですか？

いいえそうではありません。一つの基本契約に基づいて、複数のコントラクトを対象に、調査を実施することができます。 たとえば　「○○○○会社大阪設計センターオフィス」という調査対象を設定したいとき、 「○○○○会社本社オフィス」とは別のコントラクトを取得し調査実施することができます。 基本契約は、取引関係（提供する役務とご請求先）を規定するものとお考えください。

オフィスサーベイ基本契約を締結すると費用が掛かりますか？

オフィスサーベイ基本契約には費用は掛かりません。費用は、調査セッションを実施したときに発生します。

オフィスプランニング会社Aです。当社のクライアントに対しオフィスサーベイを実施したいと思います。どのようにすればよいですか？

　　１．A社様と弊社間で、まず、オフィスサーベイ基本契約を締結します。
　　２．クライアントを調査対象とするコントラクトを弊社に要請し、取得します。
これで、調査・分析を実施することができます。 この後、A社様が、クライアントと調査環境について協議し、必要な情報を取得し、オフィスサーベイシステムを使用して設定し、 調査を実施し、実施後、結果の分析を行い、成果をオフィスプランニング成果物に織り込んで、クライアントに提供されることになります。

結果の分析と提案はアルファ・アソシエイツではやらないのですか？

弊社は、オフィスサーベイシステムという調査分析道具のご提供のみを行っております。 分析とご提案が必要な場合は、ご専門の会社をご紹介することとなります。 （その会社に対し、別途コンサルティングフィーが発生します。）